Mniej czekania, mniej poprawek, więcej czasu na to, co ważne
Czym jest Lean w administracji?
Lean w administracji to zastosowanie zasad Lean Management w procesach biurowych i urzędowych: tam, gdzie „produktem” jest informacja, dokument, decyzja lub płatność.
W biurze marnotrawstwa nie widać gołym okiem. Sprawy nie leżą na paletach, tylko w skrzynkach mailowych, systemach i teczkach. Faktura czeka na podpis, wniosek wraca do uzupełnienia, te same dane są przepisywane do kilku systemów. Praca nad sprawą trwa często kilkadziesiąt minut, a sprawa przechodzi przez proces kilka tygodni.
Lean pomaga zobaczyć cały proces z perspektywy klienta - zewnętrznego, wewnętrznego lub obywatela - i skrócić czas oczekiwania. Nie chodzi o szybszą pracę, tylko o krótsze czekanie, mniej zwrotów i mniej zbędnych kroków.
Szkolenie przenosi do biura sprawdzone narzędzia Lean: mapowanie strumienia wartości, 5S, pracę standaryzowaną, zarządzanie wizualne, przepływ i ssanie, poka-yoke oraz systematyczne rozwiązywanie problemów. Uwzględnia przy tym specyfikę administracji publicznej: przepisy, terminy, obieg dokumentów w EZD i wymagania kontroli.
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do samodzielnego rozpoznawania strat w procesach biurowych oraz planowania i wdrażania usprawnień we własnym zespole.
Uczestnicy uczą się:
- określać klienta i wartość w procesach biurowych i urzędowych,
- rozpoznawać 8 rodzajów marnotrawstwa w pracy biurowej,
- odróżniać popyt wartościowy od popytu wynikającego z błędów i niejasności,
- odróżniać czas pracy nad sprawą od całkowitego czasu przejścia,
- mapować procesy biurowe: SIPOC, diagram ścieżek, VSM transakcyjny,
- stosować 5S w biurze i 5S cyfrowe: foldery, nazwy plików, skrzynka mailowa,
- tworzyć proste standardy: listy kontrolne, szablony, instrukcje jednopunktowe,
- uwidaczniać pracę na tablicy zespołu i ograniczać liczbę spraw w toku,
- projektować formularze i procesy odporne na błędy (poka-yoke),
- rozwiązywać problemy metodą PDCA, 5 Why i raportu A3,
- dobierać proste mierniki przepływu i jakości,
- planować pierwsze usprawnienia i ich utrzymanie.
Warianty szkolenia
1. Szkolenie wprowadzające
Szkolenie trwa od 4 do 8 godzin.
Uczestnicy poznają:
- zasady Lean i ich zastosowanie w biurze i administracji,
- pojęcie wartości i klienta w procesach biurowych,
- 8 marnotrawstw w pracy biurowej,
- czas przejścia, kolejki i wpływ pracy „hurtem” na czas oczekiwania,
- podstawy 5S, standaryzacji i zarządzania wizualnego,
- zasady wyboru pierwszych usprawnień.
Szkolenie obejmuje ćwiczenie z rozpoznawania marnotrawstw na przykładach z biura i urzędu.
2. Szkolenie z symulacją i ćwiczeniami
Szkolenie trwa od 1 do 2 dni.
Oprócz treści wariantu 1 obejmuje mapowanie procesów, przepływ i ssanie, jakość u źródła oraz rozwiązywanie problemów. Istotną częścią szkolenia są ćwiczenia praktyczne, między innymi:
- symulacja obiegu dokumentu w trzech rundach - od pracy w partiach do przepływu jednej sprawy,
- SIPOC i mapa procesu na karteczkach,
- 5S cyfrowe,
- poprawa formularza i przygotowanie listy kontrolnej,
- projekt tablicy Kanban zespołu,
- analiza przyczyn i raport A3.
Zakres modułów dobieram do potrzeb grupy. Program ma budowę modułową, dlatego akcenty - na przykład na mapowanie, standaryzację lub zarządzanie wizualne - ustalamy przed szkoleniem.
3. Warsztat wdrożeniowy na własnym procesie
Warsztat składa się z dwóch etapów trwających po około 1 dzień.
Etap 1 - analiza stanu aktualnego
Uczestnicy wybierają proces, ustalają jego granice, śledzą drogę rzeczywistych spraw i przygotowują mapę stanu aktualnego. Zbierają dane o czasie pracy, czasie oczekiwania, liczbie spraw w toku i liczbie zwrotów.
Realizacja działań
Pomiędzy spotkaniami zespół wprowadza uzgodnione zmiany i mierzy ich efekty. Okres ten trwa zwykle od kilku tygodni do dwóch miesięcy. Możliwe jest zdalne wsparcie konsultacyjne prowadzącego.
Etap 2 - ocena rezultatów i standaryzacja
Uczestnicy oceniają wyniki, dopracowują rozwiązania, przygotowują standardy i tablicę zespołu oraz planują kolejne kroki.
Rezultatem warsztatu może być:
- mapa stanu aktualnego i przyszłego wybranego procesu,
- lista problemów i ich przyczyn,
- wdrożone pierwsze usprawnienia i zmierzony efekt,
- standardy pracy i tablica zespołu,
- plan dalszych działań.
Zakres i przebieg szkolenia dopasowuję do wybranego wariantu i procesu. Zapytaj o szczegółowy program szkolenia.
Przebieg szkolenia
Szkolenie opiera się na przykładach z dwóch środowisk: biur w firmach (finanse, kadry, zakupy, obsługa klienta) oraz administracji publicznej (kancelaria, wydziały merytoryczne, obsługa wniosków i decyzji).
Teoria jest krótka i od razu przekładana na ćwiczenia. Uczestnicy pracują na opisach typowych sytuacji, a w miarę możliwości - na własnych procesach i dokumentach. Każdy uczestnik kończy szkolenie planem działań na najbliższe dni i tygodnie.
W administracji publicznej szczególną uwagę poświęcam temu, co da się zmienić bez zmiany przepisów: liczbie akceptacji, formularzom i wzorom pism, zasadom obiegu dokumentów, kolejności pracy i zastępstwom.
Korzyści z wdrożenia Lean w administracji
- skrócenie czasu załatwiania spraw,
- mniej wezwań do uzupełnienia, zwrotów i poprawek,
- mniej pytań klientów o stan sprawy,
- wyrównanie obciążenia w zespole,
- krótszy czas szukania dokumentów i informacji,
- łatwiejsze zastępstwa i wdrażanie nowych pracowników,
- przejrzystość pracy zespołu i szybsze wykrywanie problemów,
- zaangażowanie pracowników w doskonalenie własnej pracy.
Zastosowanie
Lean w administracji można stosować wszędzie tam, gdzie praca polega na przetwarzaniu informacji i dokumentów. Najczęściej w:
- urzędach administracji rządowej i samorządowej,
- działach finansowych i księgowości,
- działach kadr i płac,
- zakupach i logistyce administracyjnej,
- obsłudze klienta i reklamacjach,
- centrach usług wspólnych,
- sekretariatach i kancelariach.
Dla kogo przeznaczone jest szkolenie?
Szkolenie jest przeznaczone dla:
- kierowników wydziałów, działów i zespołów,
- pracowników merytorycznych, referentów i specjalistów,
- pracowników kancelarii, sekretariatów i obsługi klienta,
- osób odpowiedzialnych za kontrolę zarządczą, jakość i organizację pracy,
- osób odpowiedzialnych za Lean i ciągłe doskonalenie.
Szkolenie nie wymaga wcześniejszej znajomości Lean.
Liczba uczestników i skład zespołu
Rekomendowana liczba uczestników wynosi od 6 do 15 osób.
Rekomenduję udział przedstawicieli wszystkich etapów analizowanego procesu, także z innych działów. Sprawa przechodzi przez kilka komórek organizacyjnych, a największe straty powstają zwykle na styku między nimi.
W przypadku warsztatu wdrożeniowego zalecany jest udział kierownika obszaru, który może podejmować decyzje o zmianach w procesie.
Przygotowanie do szkolenia
Przed szkoleniem warto uzgodnić:
- cel szkolenia: zapoznanie z metodą czy początek wdrożenia,
- procesy, które są dla organizacji najważniejsze lub najbardziej problematyczne,
- akcenty merytoryczne i wybór modułów,
- w przypadku warsztatu - analizowany proces i dostępność osób, które go realizują.
Przydatne są również informacje dotyczące:
- liczby spraw lub dokumentów w miesiącu,
- czasu załatwiania spraw i terminowości,
- liczby zwrotów, wezwań do uzupełnienia i korekt,
- stosowanych systemów (np. EZD, ERP) i sposobu obiegu dokumentów.
Miejsce szkolenia
Szkolenie wprowadzające może zostać przeprowadzone w siedzibie zamawiającego lub online. Szkolenie z symulacją i warsztat wdrożeniowy odbywają się w siedzibie zamawiającego. Warsztat wymaga dostępu do rzeczywistego procesu, dokumentów i osób, które go realizują.
Koszt szkolenia
Cena szkolenia lub warsztatu jest ustalana indywidualnie. Zależy od wybranego wariantu, czasu trwania, liczby uczestników oraz zakresu wsparcia wdrożeniowego.